Corporate Services Officer

Zweck der Stelle

Der Corporate Services Officer unterstützt das GEM & CMS Team während des gesamten Kundenlebenszyklus mit qualitativ hochwertiger administrativer und gesellschaftsrechtlicher Betreuung. Die Rolle umfasst die Vorbereitung, Koordination und Ausführung eines breiten Spektrums an administrativen Aufgaben sowie Dienstleistungen im Bereich Corporate Services und Capital Markets. Dabei sind Genauigkeit, Professionalität und Compliance jederzeit sicherzustellen.

Hauptaufgaben

• Unterstützung des Teams bei der Verwaltung eines Portfolios von Kundenstrukturen
• Unterstützung von Teammitgliedern bei der Administration finanzbezogener Strukturen
• Mitarbeit an projektbezogenen Aufgaben für verschiedene Kundenportfolios, insbesondere mit Fokus auf Compliance sowie administrativen Nachbearbeitung
• Erstellung Transaktion‑bezogener Dokumentationen und Berichte
• Vorbereitung und Ausarbeitung von Dokumenten wie Protokollen von Verwaltungsrats- und Generalversammlungen, Beschlüssen sowie bankbezogenen Unterlagen
• Durchführung administrativer Aufgaben gemäss internen Richtlinien und unter Verwendung standardisierter Vorlagen (z. B. Verträge, Vollmachten, Berichte, Zertifikate)
• Professionelle und kundenorientierte Kommunikation, hauptsächlich schriftlich, mit Kunden, Beratern und Drittparteien im Rahmen festgelegter Vorgaben
• Koordination mit Kunden, Intermediären und Banken
• Abstimmung von Dienstleistungen mit internen Fachbereichen (lokal und international), Beratern und Drittparteien
• Unterstützung der Compliance-Abteilung beim Onboarding sowie während des gesamten Kundenlebenszyklus
• Entgegennahme und Bearbeitung von Telefonanrufen mit Kunden, Beratern und Dritten sowie Weiterleitung von Nachrichten
• Organisation und termingerechte Versendung von Korrespondenz per E‑Mail, Fax, Post und/oder Kurier
• Mitarbeit bei der Erfassung, Aktualisierung und Pflege von KYC‑Informationen
• Pflege und Aktualisierung von Kundendatenbanken und -akten gemäss Compliance-Anforderungen
• Unterstützung des Teams bei routinemässigen Aufgaben (z. B. Scannen, Ablage, Versand von Dokumenten)
• Mitarbeit bei der Erstellung von Rechnungen
• Weitere allgemeine administrative Tätigkeiten, die im Tagesgeschäft anfallen
• Sorgfältige und vollständige Zeiterfassung während des Arbeitstags
• Laufende Aktualisierung des Wissens zu geltenden lokalen Geldwäschereibestimmungen und anderen relevanten regulatorischen Anforderungen
• Sicherstellung hoher Servicequalität, fristgerechter Reaktionszeiten und Einhaltung aller relevanten Deadlines

Fachliche und persönliche Anforderungen

• Hochschulabschluss in Schweizer Recht (BLaw) oder Paralegal‑Ausbildung mit mindestens einem Jahr Berufserfahrung im Gesellschaftsrecht oder Corporate Services
• Erfahrung im Finanz- oder Transaktionsbereich ist von Vorteil
• Ausgeprägte Selbstorganisation und Fähigkeit, Aufgaben nach Priorität zu strukturieren
• Hohe Verantwortlichkeit, insbesondere hinsichtlich Zielerreichung, KPIs und präziser Zeiterfassung
• Kundenorientierte Arbeitsweise mit starkem Augenmerk auf Genauigkeit und Servicequalität
• Hervorragende schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch; Französischkenntnisse sind ein grosser Vorteil
• Sehr gute Kenntnisse in MS Office 365 (Outlook, Excel, Word, PowerPoint)
• Teamorientierte Persönlichkeit mit der Fähigkeit, selbstständig und mit minimaler Anleitung zu arbeiten
• Fähigkeit, konstruktive Arbeitsbeziehungen bereichs- und standortübergreifend aufzubauen und zu pflegen
• Sicheres Urteilsvermögen bei der Lösung von Problemen und in Entscheidungsprozessen
• Integrität, Professionalität und respektvolles Auftreten zu jeder Zeit
• Belastbarkeit und Flexibilität in einem dynamischen Arbeitsumfeld
• Proaktive Haltung hinsichtlich Feedback, persönlicher Weiterentwicklung und Vertiefung des Geschäftsverständnisses